presse bande dessinée : les collections de la cité dans le sudoc

Les fonds patrimoniaux de la bibliothèque de la Cité sont uniques en leur genre au niveau français, européen voire international par la variété des collections qu’ils renferment. Cette collection est en effet très représentative du patrimoine de la bande dessinée française mais aussi de celles des productions internationales.
Depuis 1984, la Cité est attributaire du deuxième exemplaire du dépôt légal éditeur pour le genre bande dessinée, soit environ 5.500 documents (monographies et périodiques) par an, catalogués dans la base bibliographique de la Cité. Sa bibliothèque est également Pôle associé documentaire de la BnF pour la bande dessinée. La bibliothèque de la Cité participe aux réseaux documentaires français que sont le Sudoc-PS et le CCFr (Catalogue Collectif de France).
Elle déclare certaines de ses collections patrimoniales de périodiques sur le Sudoc-PS, participe au prêt Interbibliothèques mis en place dans le cadre du CCfr et au Plan de Conservation Partagée des périodiques en Poitou-Charentes. Ses collections numérisées sont également intégrées à Gallica, bibliothèque numérique virtuelle de la BnF. Ses fonds sont riches de près de 83.000 monographies, françaises et étrangères, 134.000 fascicules de périodiques pour 4.900 titres français et étrangers vivants et morts (chiffres 2015).
Si l’ensemble des publications de type monographique sont cataloguées dans la base de données bibliographiques de la bibliothèque consultable en ligne, il n’en est pas de même pour les collections de périodiques puisque seulement 40% des fascicules sont bulletinés informatiquement (ceux entrés dans la collection postérieurement à 1996), le reste de la collection ayant été inventorié sur fiches papier de type cardex. Coexistent ainsi deux systèmes bibliographiques rendant le signalement et la gestion des collections de périodiques très complexes.

La bibliothèque a donc décidé d’accentuer le signalement de ses collections de publications en série dans le catalogue Sudoc-PS, base documentaire centrale pour le signalement des périodiques.
Une demande de subvention dans le cadre des projets PAPE (plan d’action pour le patrimoine écrit) a été déposée en 2012. Elle n’a pas été retenue dans ce cadre-là mais la Cité a bénéficié d’une aide exceptionnelle du ministère de la Culture en raison de l’intérêt patrimonial du projet. Cette aide a permis à la Cité d’envisager des recrutements temporaires et d’acheter du matériel de conservation préventive pour le reconditionnement des collections.

Les objectifs de ce projet sont multiples : signaler dans le Sudoc-PS des états de collections de périodiques conservés par la Cité. Ce signalement permet de porter à la connaissance du public, chercheurs, étudiants, bibliothécaires et spécialistes du domaine, des collections de presse comportant ou consacrées à la bande dessinée qui actuellement ne sont pas signalées dans une base nationale et par là même de contribuer à la valoriser et communiquer la richesse de ces collections. Il permet également à la Cité de répondre à une obligation conventionnelle entrant dans le cadre de la redistribution du Dépôt Légal : signaler les collections de périodiques reçues au titre du DL au Sudoc-PS.
Aucun récolement des collections de périodiques n’ayant été entrepris depuis les débuts de la collection, ce projet a permis également de récoler les collections de périodiques pièces en mains et les reconditionner le cas échéant.

Enfin le dernier but était de constituer des états de collections importables. La bibliothèque de la Cité entrant dans une phase de réinformatisation de son fonds, un signalement dans le Sudoc-PS lui permet d’envisager une récupération des états de collections dans son nouveau SIGB dont le déploiement est prévu pour 2015. Une récupération des notices à partir du Sudoc-PS nous permettra en outre de mettre à jour et de normaliser les données bibliographiques des titres de périodiques. Le SIGB actuel ne permet pas d’éditer des états de collections et ne peut garantir une récupération intégrale des notices d’exemplaires de périodiques lors d’une réinformatisation du fonds. Signaler ses états de collections patrimoniales dans le Sudoc-PS met théoriquement la bibliothèque de la Cité à l’abri d’une éventuelle perte d’information lors de la réinformatisation.

Compte-tenu du volume des collections à signaler, il ne paraissait pas envisageable de transmettre les données au centre régional pour une saisie différée dans le Sudoc-PS. Un conventionnement avec l’Abes (Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur) nous a donc permis de bénéficier de deux licences WinIBW et d’une formation de deux jours dispensés par des personnels du Service Commun de la Documentation (SCD) de l’Université de Poitiers, Magalie Casier et Anne Guegan.
L’aide du ministère a permis de recruter deux personnes, sur une période de 6 mois pour mener à bien ce projet : une bibliothécaire, Julie Labbé, chargée de la saisie dans WinIBW (elle avait déjà des compétences de saisie de collections sous WinIBW, ce qui a considérablement accéléré la mise en route du projet) et une employée de bibliothèque, Sandrine Laisi, chargée plus particulièrement des états de collection et du reconditionnement des documents. Dans les faits, les états de collections ont été constitués conjointement par ces deux personnes et toutes deux ont saisi des états de collections dans WinIBW. Les collections acquises dans le cadre du Dépôt légal sont également traitées par la bibliothécaire en charge des collections patrimoniales et plus particulièrement des périodiques, Lisa Portejoie.

Ce signalement a porté dans un premier temps sur des titres faisant partie de l’histoire de la bande dessinée, revues anciennes ou modernes, revues destinées à la jeunesse, revues d’étude, fanzines et revues étrangères ; comprenant parmi ces derniers, les titres conservés au titre du dépôt légal. Une première sélection d’environ 650 titres a été établie à partir de plusieurs sources : titres conservés au titre du dépôt légal (environ 200 titres), titres issus de bibliographies d’ouvrages de référence sur les collections de bandes dessinées (environ 400 titres [1]), titres étrangers acquis dans le cadre de la convention Pôle Associé de partage documentaire (environ 65 titres). Cette liste a été complétée de titres jeunesse, comics, mangas, fanzines, français et étrangers.
Sur ces 650 titres, 91 avaient déjà un état de collection signalé dans le Sudoc-PS, mais la mise à jour de ces états de collections datait de 2004. Environ 40% de ces titres, essentiellement des titres français, avaient déjà une notice dans le Sudoc-PS. Pour l’ensemble des titres, il a fallu vérifier précisément à partir des données d’éditeur si le titre existait déjà dans le Sudoc-PS et s’il correspondait bien à celui conservé par la Cité (les homonymes sont nombreux) ou d’en demander la création auprès du délégué régional du Sudoc-PS et le cas échéant de contrôler que l’état de collection était bien à jour.
La méthode appliquée consistait à prendre, dans l’ordre de la liste et selon des priorités préalablement définies, chaque titre et d’en faire le récolement, de vérifier les manquants, de contrôler les données bibliographiques dans le Sudoc, d’en demander la correction le cas échéant, de saisir les états de collections précis dans WinIBW et de reconditionner la collection si besoin était.
Au cours de ces opérations, l’équipe en charge du projet a été confrontée à de nombreux problèmes par rapport au Sudoc d’une part et par rapport à la collection de la Cité d’autre part.
De nombreux titres anciens n’avaient pas d’ISSN, il a donc fallu faire des demandes de numérotation. Pour certains titres les données bibliographiques étaient erronées : erreurs de dates de parution, titres morts toujours déclarés vivants… Pour d’autres, absents du Sudoc, il a fallu demander à ce qu’ils soient rapatriés de la base de support, BN-Opale ou Oclc Worldcat, ou bien créés. Dans chacun de ces cas, il a fallu constituer un dossier de justificatifs de la demande de création ou de modification du titre comprenant la page de couverture, l’ours…
La collection de la Cité a été constituée par divers biais au cours des 25 dernières années, dons, achats, échanges, dépôt légal… Certaines collections sont donc lacunaires avec de plus ou moins longues périodes manquantes, rendant les états de collections difficiles à rédiger. Le choix a été fait pour certaines collections de ne pas faire un état pièce à pièce mais de signaler que la collection était globalement lacunaire. Aucun recollement n’ayant pu être effectué depuis les débuts de la collection, ce projet nous a permis de signaler les manquants.
Ce projet a également permis de corriger les erreurs de bulletinage commises au cours des années, soit par une mauvaise affectation du titre ou des erreurs de dates de parution. Par exemple, il est assez difficile de distinguer une édition française du Journal du Tintin d’une édition belge.
Une des particularités des périodiques est qu’ils ont la fâcheuse manie de changer de titre assez facilement, de fusionner entre eux, puis de se séparer pour revenir sous un titre différent, rendant la tâche des bibliothécaires passablement compliquée.
Les principales difficultés dans ces cas précis furent de trouver les sources d’information fiables (BnF ; BDM pour la Cité), de croiser des données qui sont parfois erronées, de compléter avec les revues en mains, de faire les dossiers avec des justificatifs pour modifier les notices du Sudoc et parfois celles de la BnF, de remettre la base de données interne à jour (ce qui fut parfois long : création de cote et modification sur la revue et dans la base quand l’exemplaire était bulletiné). Mais cette opération de signalement a permis une mise au clair de la collection Cité, de procéder à des corrections et de compléter des données bibliographiques dans le SIGB, et d’obtenir un recollement précis des titres signalés. Ainsi à la réinformatisation de la bibliothèque de la Cité, un import des données Sudoc dans le futur SIGB de la bibliothèque sera envisageable avec des données fiables enrichies des compléments disponibles dans la base Sudoc.

Reste à envisager la suite de cette première étape, 661 titres représentent à peine 15% du nombre total de titres constituant la collection de périodiques de la Cité. Cette collection s’enrichit quasi quotidiennement du fait du traitement du dépôt légal entrant mais aussi des dons de documents anciens actuellement en cours de bulletinage. Une procédure de mise à jour des états de collection dans le Sudoc-Ps reste à envisager et mettre en œuvre avec le personnel en poste à la Cité, les recrutements pour le projet Sudoc n’ayant pas de caractère pérenne. Les titres les plus emblématiques de l’histoire de la bande dessinée ont été traités, l’équipe de la Cité restera vigilante sur les éventuels oublis ou compléments qui pourront nous être signalés.

Malgré ces difficultés, le bilan de ce projet est largement positif : 661 notices ont été signalées par la Cité en 2013, dont 241 unicas : notices signalées uniquement par la Cité dans le réseau SUDOC et 150 dossiers de création ou correction de titres ont été transmis au Centre régional du Sudoc-Ps.
Depuis, prés de 250 autres titres ont été signalés dans le Sudoc-Ps.

Ce projet a rempli ses objectifs : porter à la connaissance du public, des collections de presse comportant ou consacrées à la bande dessinée qui actuellement ne sont pas signalées dans une base nationale et par là même de contribuer à la valoriser et communiquer la richesse de ces collections ; entamer un recollement des collections et un reconditionnement et constituer une base récupérable dans le futur SIGB.

la liste de titres de périodiques de la collection Cité entrés dans le Sudoc